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Bien préparer sa réunion pour faire face aux événements inattendus

, par Marie Roques

Vous venez d’obtenir un rendez-vous pour l’organisation d’une réunion avec une nouvelle hôtesse que vous ne connaissez pas. L’échange et la préparation vont être au cœur des semaines qui précédent le jour J.

 
Ça y est, c’est confirmé. Vous venez de noter dans votre calendrier une nouvelle réunion chez une hôtesse que vous ne connaissez peut-être pas. Sa maison, qui va devenir le lieu de réception de votre réunion, vous est totalement étrangère. Il vous est même difficile de vous projeter dans ce rendez-vous dont la date approche pourtant à grands pas. C’est à ce moment précis que vous êtes censés entrer dans la période de préparation de votre réunion. Dans ce domaine, il y a plusieurs écoles : les conseillères qui préparent méticuleusement leur intervention et celles qui s’y rendent à l’aveuglette.

 

Communiquer avec son hôtesse

Pourtant, dans le cadre d’une première collaboration, il est fortement recommandé de bien se préparer en amont. “Il ne faut pas oublier que la conseillère et l’hôtesse forment un binôme. La réussite de l’une fera la réussite de l’autre”, rappelle Valérie Bertrand, consultante spécialisée dans le développement, la formation et l’animation des forces de vente. Dans ce contexte, Valérie Bertrand insiste sur le fait qu’il est primordial de bien expliquer à l’hôtesse ce que l’on attend d’elle et quel sera son rôle en amont, pendant et après la réunion. “Il ne faut pas oublier que l’hôtesse a un rôle fondamental, elle permet d’établir le lien de confiance et donne une légitimité à la conseillère qui ne connaît pas encore les personnes présentes”, explique-t-elle.

Selon Valérie Bertrand, l’écueil en vente directe est de remettre les clés de la maison entre les mains de l’hôtesse alors qu’elle n’est pas formée, n’a pas de notion commerciale et ne connaît pas toujours les attentes des VDI. ”Ce n’est pas parce qu’une personne décide d’organiser une vente à son domicile qu’elle doit se débrouiller toute seule, insiste Valérie Bertrand. Si l’on procède de cette manière, la prise de risque est grande. D’ailleurs, beaucoup de conseillères ont du mal à obtenir un rendez-vous car elle présente mal la tâche à l’hôtesse qui découvre l’activité.”

 

Penser pratique

Si l’éloignement géographique le permet, il est aussi préconisé de rencontrer son hôtesse et, si possible, de se rendre chez elle. Certaines conseillères interrogées évoquent même la possibilité de programmer cet échange pas Skype ce qui présente aussi la possibilité de repérer les lieux. Pour chaque nouvelle hôtesse, il peut ainsi être utile de se rendre chez elle afin de discuter de la société, de parler des produits et de lui remettre ses invitations afin de réunir le plus de participantes possible. Avec l’idée de la rencontrer, mais aussi de la sensibiliser sur des objectifs communs.

Cette rencontre est également l’occasion de valider avec l’hôtesse le nombre de personnes invitées à la réunion, de prendre le pouls de leurs goûts, de leurs attentes et éventuellement leur âge moyen afin de s’organiser au mieux et d’adapter son discours au profil des clientes. Repérer les lieux donne l’occasion au VDI de s’assurer de la conformité de la maison de son hôtesse avec la tenue d’une réunion mais aussi, éventuellement, du matériel mis à sa disposition.

Fabienne Lequeux, ambassadrice chez Miss Toysy, société spécialisée dans la vente de lingerie, cosmétiques et sextoys, précise par exemple toujours, en premier lieu, à son hôtesse que les commandes se font de manière confidentielle dans une pièce à part pour s’isoler. “Pour présenter mes produits, je dispose d’une très grande nappe qui s’adapte à toutes les tailles de table, ajoute-t-elle. Je peux la plier si besoin, c’est le type de choses à prévoir, à l’avance, si l’on ne veut pas se retrouver désarmé face à l’endroit où l’on va nous installer.” Fabienne Lequeux utilise également son miroir personnel dans lequel les clientes peuvent se voir en pieds.

 

L’adaptation en seconde nature

S’il semble plutôt rare de se retrouver dans un lieu inadapté à la tenue d’une réunion, les professionnelles interrogées, qui ont vécu l’expérience, ont répondu à ces situations par un esprit d’adaptabilité à toute épreuve. “Cela arrive rarement, nuance Valérie Bertrand. L’hôtesse est censée donner le la est expliquer à l’ambassadrice, les contraintes liées à son intérieur.” La VDI se doit de poser ce type de questions afin de tirer les choses au clair sur la place, le matériel, la présence éventuelle d’une table, sa taille, etc. “Organiser une réunion, ce n’est pas seulement donner un rendez-vous, insiste Valérie Bertrand. Il s’agit de créer une boutique nomade à domicile, ce n’est pas rien.”

Face à des situations compliquées, quand les lieux sont, par exemple, trop petits, les VDI s’adaptent. “Si j’accorde une grande importance à la préparation matérielle des réunions, il m’est arrivé de travailler dans des endroits inadaptés comme une chambre d’étudiant, par exemple, illustre Fabienne Lequeux. Il s’agit de toutes petites surfaces dans lesquelles il faut avoir de l’imagination pour rendre la réunion la plus fluide et la plus agréable possible.” L’essentiel étant d’être capable de proposer des solutions de repli pour maintenir la vente. Une démarche facilitée si l’événement a bien été préparé en amont. Prendre contact avec l’hôtesse, bien expliquer ce qui va être présenté et lui demander si elle a des questions restent les étapes fondamentales.

 
 

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Marie Roques
Rédactrice en Chef


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